La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25 ou Projet de loi 64) a été adoptée en septembre 2021, mais l'entrée en vigueur de ses dispositions s'échelonne sur une période de trois ans, soit jusqu'au 22 septembre 2024.

Cette loi s'applique à tout organisme municipal qui collecte des renseignements personnels (RP) sur ses employés, sur ses clients, par le biais de son site Web ou autrement dans le cours de ses affaires, qu'ils soient conservés sur papier ou en version électronique.

La municipalité a adopté une Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et une Politique de confidentialité pour satisfaire à la loi.

Qu'est-ce qu'un « renseignement personnel » ou RP?

Il y a 2 critères : le rattachement et l'identification. Le rattachement concerne une personne physique et l'identification permet d'identifier cette personne physique. Par exemple, le nom, prénom, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d'assurance sociale, sexe/genre, la couleur de peau, maladie...

Plainte

Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la municipalité de Canton de Bedford.

Voici la procédure pour porter plainte.

• (a) Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique qui s'identifie.
• (b) Telle demande est adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) de la Municipalité.
• (c) Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa plainte et indique les délais pour y donner suite.
• (d) Le RPRP donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
• (e) Si le traitement de la plainte dans le délai prévu à l'article 19.4 de la Politique administrative paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période raisonnable et en donne avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre ce dernier.
• (f) Dans le cadre du traitement de la plainte, le RPRP peut communiquer avec le plaignant et faire une enquête interne.
• (g) À l'issue de l'examen de la plainte, le RPRP transmet au plaignant une réponse finale écrite et motivée.
• (h) Si le plaignant n'est pas satisfait de la réponse obtenue ou du traitement de sa plainte, il peut s'adresser par écrit à la Commission de l'accès à l'information (CAI).

Incident de confidentialité

On entend par « incident de confidentialité »:

• l'accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
• l'utilisation non autorisée par la loi d'un renseignement personnel;
• la communication non autorisée par la loi d'un renseignement personnel;
• la perte d'un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d'un tel renseignement.

La Municipalité assure la gestion de tout incident de confidentialité conformément à la procédure de gestion des incidents de confidentialité dont font partie les règles suivantes à sa Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la municipalité de Canton de Bedford:

• Tout incident de confidentialité avéré ou potentiel doit être rapporté le plus rapidement possible au RPRP par toute personne qui s'en rend compte;
• Le RPRP doit réviser l'information rapportée afin de déterminer s'il s'agit d'un incident de confidentialité et dans l'affirmative:
  
  • Inscrire l'information pertinente au registre des incidents de confidentialité de la Municipalité;
  • Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de confidentialité;
  • Identifier et recommander l'application de mesures d'atténuation appropriées, le cas échéant.